Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam: Địa chỉ, giờ làm việc và những điều cần biết khi làm thủ tục

Khi cần làm các thủ tục liên quan đến visa, hợp pháp hóa giấy tờ hoặc các vấn đề lãnh sự khác, đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam là cơ quan đại diện ngoại giao quan trọng mà nhiều người quan tâm. Tuy nhiên, không phải thủ tục nào cũng có thể nộp trực tiếp tại Đại sứ quán, và cũng không phải mọi thắc mắc cá nhân đều được giải đáp. Vậy nên, trong bài viết này, hãy cùng SimGlobal tìm hiểu chi tiết về đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam nhé!

Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam có vai trò gì?

Đại sứ quán Nhật Bản là cơ quan đại diện chính thức của chính phủ Nhật Bản tại Việt Nam, thực hiện các nhiệm vụ ngoại giao và lãnh sự theo quy định.

Các chức năng chính của Đại sứ quán

Một số chức năng thường gặp của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam bao gồm:

• Thực hiện công tác ngoại giao giữa hai quốc gia
• Giải quyết các vấn đề lãnh sự liên quan đến công dân Nhật Bản tại Việt Nam
• Hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu của Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam
• Phối hợp trong các hoạt động hợp tác văn hóa, giáo dục và kinh tế

Những thủ tục người Việt thường liên hệ Đại sứ quán

Đối với công dân Việt Nam, Đại sứ quán thường được liên hệ trong các trường hợp:

• Hợp pháp hóa tài liệu, giấy tờ của Nhật Bản
• Các vấn đề liên quan đến visa theo quy định
• Xác minh hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu hành chính

Những việc Đại sứ quán không giải quyết cho cá nhân

Bạn cần lưu ý:

• Đại sứ quán không giải đáp tiến độ xét duyệt visa cho từng cá nhân
• Không công bố lý do cụ thể nếu hồ sơ visa bị từ chối
• Không tiếp nhận hồ sơ gửi qua bưu điện, email, fax

Việc nắm rõ các giới hạn này giúp bạn tránh mất thời gian liên hệ không đúng mục đích.

Xem thêm: Chi phí xin visa Nhật Bản: Bảng phí mới nhất 2026 và các khoản phát sinh

Địa chỉ và thông tin liên hệ Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Ban lãnh sự – Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
• Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội
• Điện thoại: 024-3846-3000

Ban lãnh sự làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ cuối tuần và các ngày lễ theo quy định.

Thời gian làm việc của ban lãnh sự

• Thời gian nhận hồ sơ xin visa: 08:30 – 11:30 (buổi sáng)
• Thời gian trả kết quả hồ sơ xin visa: 13:30 – 16:45 (buổi chiều)

Bạn nên đến sớm và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo hướng dẫn, vì ban lãnh sự thường không tiếp nhận hồ sơ ngoài khung giờ quy định.

Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh

Đối với khu vực phía Nam, người dân thường liên hệ với Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh.

• Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Phường 7, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 028-3933-3510
• Fax: 028-3933-3520

Giờ làm việc

• Thứ Hai đến Thứ Sáu: 08:30 – 17:15
• Nghỉ Thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ

Giờ tiếp nhận hồ sơ lãnh sự

• Sáng: 08:30 – 12:00 (nhận hồ sơ)
• Chiều: 13:15 – 16:45 (trả kết quả)

Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng

• Địa chỉ: Tầng 4–5, Lô A17-18-19, Đường 2/9, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
• Điện thoại: +84-236-3555-535
• Email: daihyou-danang@xu.mofa.go.jp

Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu: 08:30 – 17:15

Giờ tiếp nhận hồ sơ:

• Sáng: 08:30 – 12:00
• Chiều: 13:30 – 16:45

Xin visa Nhật Bản có nộp trực tiếp tại Đại sứ quán không?

Đây là câu hỏi rất nhiều người nhầm lẫn khi tìm hiểu đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

Quy định về việc nộp hồ sơ visa cá nhân

Theo quy định hiện hành:

• Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản không tiếp nhận hồ sơ visa cá nhân nộp trực tiếp
• Hồ sơ không được gửi qua bưu điện, email, fax
• Đương đơn phải nộp hồ sơ thông qua:
  • Các công ty du lịch được chỉ định làm đại lý ủy thác
  • Trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa được chỉ định

Điều này nhằm đảm bảo việc kiểm tra hình thức hồ sơ được thống nhất, giảm sai sót và quá tải tại cơ quan lãnh sự.

Vai trò của các công ty uỷ thác visa Nhật Bản

Các công ty uỷ thác:

• Tiếp nhận hồ sơ từ cá nhân
• Kiểm tra hình thức, giấy tờ theo yêu cầu
• Thu lệ phí lãnh sự và phí dịch vụ
• Chuyển hồ sơ sang phía Nhật Bản để xét duyệt

Cần nhấn mạnh rằng: công ty uỷ thác không quyết định kết quả visa. Việc cấp hay từ chối visa vẫn hoàn toàn do phía Nhật Bản xem xét.

Xem thêm: Cách xin visa du lịch Nhật Bản cho người lần đầu: cần chuẩn bị gì và làm từ đâu?

Những lưu ý quan trọng khi làm việc với Đại sứ quán Nhật Bản

Khi liên hệ hoặc chuẩn bị hồ sơ liên quan đến đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, bạn cần đặc biệt lưu ý các điểm sau.

Hồ sơ giả mạo sẽ bị xử lý nghiêm

• Mọi hành vi giả mạo giấy tờ, thông tin không trung thực đều có thể bị xử phạt
• Việc gian dối trong hồ sơ không chỉ ảnh hưởng đến lần xin visa hiện tại mà còn có thể gây bất lợi cho các lần xin sau

Không giải đáp thắc mắc mang tính cá nhân

Đại sứ quán Nhật Bản:

• Không trả lời câu hỏi về tiến độ xét duyệt của từng hồ sơ
• Không thông báo lý do cụ thể nếu visa bị từ chối

Vì vậy, việc gọi điện hoặc gửi email hỏi “bao giờ có visa” hay “vì sao tôi trượt” thường sẽ không nhận được phản hồi.

Không có khái niệm cấp visa khẩn cấp vì lý do cá nhân

Các trường hợp khẩn cấp mang tính cá nhân hoặc nhân đạo không được ưu tiên cấp visa sớm

• Hồ sơ vẫn được xét duyệt theo quy trình chung
• Do đó, bạn nên nộp hồ sơ sớm, tránh sát ngày bay để không bị động.

Chuẩn bị kết nối internet khi làm thủ tục và khi sang Nhật

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và liên hệ với các đơn vị liên quan, internet đóng vai trò rất quan trọng. Bạn cần internet để:

• Tra cứu thông tin chính thức từ Đại sứ quán
• Kiểm tra danh sách công ty uỷ thác
• Theo dõi email thông báo về hồ sơ
• Chuẩn bị lịch trình, giấy tờ bổ sung nếu được yêu cầu

Khi đã được cấp visa và sang Nhật, internet lại càng cần thiết cho:

• Tra Google Maps để di chuyển
• Sử dụng công cụ dịch khi giao tiếp
• Kiểm tra thông tin tàu điện, giờ làm việc, địa điểm

So với WiFi công cộng hoặc SIM vật lý, eSIM là lựa chọn gọn nhẹ và chủ động hơn:

• Không cần tháo lắp SIM
• Kích hoạt nhanh
• Có thể dùng ngay khi hạ cánh

Chuẩn bị eSIM từ trước giúp bạn luôn có kết nối ổn định từ lúc làm thủ tục cho đến khi bắt đầu hành trình tại Nhật Bản.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết để chọn gói eSIM phù hợp với lịch trình du lịch Nhật Bản, vui lòng liên hệ Zalo 0565.373.888 để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!

Câu hỏi thường gặp về Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam có tiếp nhận hồ sơ visa cá nhân không?

Không. Hồ sơ visa phải nộp thông qua các công ty uỷ thác hoặc trung tâm tiếp nhận được chỉ định.

Tôi có thể gửi hồ sơ xin visa qua bưu điện hoặc email không?

Không. Đại sứ quán không tiếp nhận hồ sơ qua bưu điện, email hoặc fax.

Đại sứ quán có giải thích lý do trượt visa không?

Không. Lý do từ chối visa không được công bố cho đương đơn.

Có thể xin cấp visa sớm trong trường hợp khẩn cấp không?

Không. Hồ sơ vẫn được xét duyệt theo quy trình chung, không có diện ưu tiên cá nhân.

Tôi ở xa Hà Nội thì liên hệ cơ quan nào?

Tùy khu vực cư trú, bạn có thể liên hệ Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng để nắm thông tin phù hợp.

Có cần đặt lịch hẹn trước khi đến Đại sứ quán không?

Với đa số thủ tục visa, bạn không làm việc trực tiếp với Đại sứ quán mà thông qua đơn vị uỷ thác. Với các thủ tục lãnh sự khác, bạn nên kiểm tra trước yêu cầu cụ thể.

Kết luận

Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam là cơ quan đại diện ngoại giao quan trọng, nhưng không phải mọi thủ tục đều có thể giải quyết trực tiếp tại đây. Việc nắm rõ địa chỉ, giờ làm việc, phạm vi tiếp nhận hồ sơ và các quy định liên quan sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những hiểu nhầm. Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn kết nối internet cho cả quá trình làm thủ tục và chuyến đi. Một eSIM du lịch Nhật Bản giúp bạn chủ động theo dõi thông tin, liên lạc và di chuyển ngay từ khi đặt chân tới Nhật.