Các công ty uỷ thác visa Nhật Bản: Danh sách và những điều cần biết trước khi nộp hồ sơ

Khi tìm hiểu về thủ tục xin visa Nhật Bản, rất nhiều người thắc mắc vì sao không thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán mà phải thông qua các công ty uỷ thác visa Nhật Bản. Trên thực tế, đây là quy định đã được áp dụng nhiều năm nhằm kiểm soát chất lượng hồ sơ và giảm tải cho cơ quan lãnh sự. Việc hiểu đúng vai trò của các công ty uỷ thác, danh sách đơn vị được chấp thuận và các khoản phí liên quan sẽ giúp bạn chủ động hơn. Cùng SimGlobal tìm hiểu về các công ty uỷ thác visa Nhật Bản ngay nhé!

Công ty uỷ thác visa Nhật Bản là gì?

Công ty uỷ thác visa Nhật Bản là các doanh nghiệp du lịch hoặc đơn vị dịch vụ được cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản tại Việt Nam chỉ định chính thức để tiếp nhận hồ sơ xin visa ngắn hạn từ cá nhân.

Vì sao Nhật Bản áp dụng hình thức uỷ thác?

Hình thức uỷ thác được áp dụng nhằm:

• Giảm tải lượng hồ sơ tiếp nhận trực tiếp tại Lãnh sự quán
• Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận hồ sơ
• Hạn chế sai sót trong khâu chuẩn bị giấy tờ

Các công ty uỷ thác có trách nhiệm kiểm tra hình thức hồ sơ trước khi chuyển sang phía Nhật Bản, nhưng không có quyền quyết định đậu hay rớt visa.

Sự khác nhau giữa công ty uỷ thác và cơ quan lãnh sự

• Công ty uỷ thác: tiếp nhận hồ sơ, thu phí dịch vụ, chuyển hồ sơ
• Cơ quan lãnh sự Nhật Bản: xét duyệt và quyết định cấp visa

Việc nộp hồ sơ qua công ty uỷ thác không làm tăng hay giảm tỷ lệ đậu visa nếu hồ sơ của bạn không đáp ứng yêu cầu.

Trường hợp bắt buộc phải nộp qua công ty uỷ thác

Hiện nay:

• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản không tiếp nhận hồ sơ cá nhân
• Đương đơn xin visa ngắn hạn thường phải nộp qua công ty uỷ thác hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ

Đây là lý do vì sao bạn cần tìm hiểu đúng danh sách các đơn vị được uỷ thác chính thức.

Xem thêm: Chi phí xin visa Nhật Bản: Bảng phí mới nhất 2026 và các khoản phát sinh

Khi nào cần nộp hồ sơ qua các công ty uỷ thác visa Nhật Bản?

Hồ sơ visa du lịch tự túc

Phần lớn hồ sơ du lịch tự túc hiện nay đều được nộp thông qua công ty uỷ thác. Đơn vị này sẽ:

• Nhận hồ sơ
• Kiểm tra hình thức
• Thu lệ phí và phí dịch vụ
• Chuyển hồ sơ sang phía Nhật Bản

Hồ sơ visa công tác và thăm thân

Với visa công tác hoặc thăm thân, công ty uỷ thác sẽ kiểm tra thêm:

• Thư mời
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ
• Thông tin công việc của đương đơn

Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp bạn tránh bị yêu cầu bổ sung, từ đó hạn chế phát sinh chi phí.

Những đối tượng không được nộp trực tiếp tại Lãnh sự quán

Theo quy định hiện hành:

• Cá nhân không thể tự mang hồ sơ lên nộp trực tiếp
• Mọi hồ sơ đều phải thông qua đơn vị trung gian được chỉ định

Danh sách các công ty uỷ thác visa Nhật Bản

Tại TP Hồ Chí Minh

• Indochina Tourist and Trade Co., Ltd. Địa chỉ: 51 Trương Định, Phường Xuân Hòa, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-39306165
• JTB-TNT Co., Ltd. Địa chỉ: Tầng 11, Estar Building, 147–149 Võ Văn Tần, Phường Xuân Hòa, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-71077088
• Lien Bang Travel Co., Ltd. Địa chỉ: 101 Trần Hưng Đạo, Phường Cầu Ông Lãnh, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-38382288
• Perfecttour Service Co., Ltd. Địa chỉ: 273B An Dương Vương, Phường Chợ Quán, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-38336336
• Saigontourist Travel Service Co., Ltd. Địa chỉ: 45 Lê Thánh Tôn, Phường Sài Gòn, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-38279279
• Song Han Trading and Tourist Co., Ltd – Chi nhánh TP.HCM. Địa chỉ: Tầng 5, 456–458 Hai Bà Trưng, Phường Tân Định, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-73012939
• TransViet. Địa chỉ: 82 Võ Văn Tần, Phường Xuân Hòa, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-39330777
• TST Tourist Services and Trading Corp. Địa chỉ: 10 Tú Xương, Phường Xuân Hòa, TP.HCM. Lưu ý: Tạm ngưng từ 05/01/2026 đến 04/02/2026
• Vietravel. Địa chỉ: 190 Pasteur, Phường Xuân Hòa, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-38668999
• VietTours. Địa chỉ: 19B Mai Thị Lựu, Phường Tân Định, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-38218218
• VFS Global. Địa chỉ: President Place, Tầng 11, 93 Nguyễn Du, Phường Sài Gòn, TP.HCM. Điện thoại: +84-28-35359603

Tại Hà Nội và khu vực miền Bắc

• Ben Thanh Tourist – Chi nhánh Hà Nội. Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà Kinh Đô, 93 Lò Đúc, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại: 024-3944-5122
• Hanoitourist. Địa chỉ: 18 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-6260-6789
• Hoang Nguyen Tourist JSC. Địa chỉ: Tầng 4, số 43 Giảng Võ, Quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 024-3795-0798
• International Golden Services Provider JSC. Địa chỉ: Phòng 201, Tòa nhà 25 Trương Hán Siêu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-3944-6006 | 093-944-6006
• JTB-TNT Co., Ltd – Văn phòng Hà Nội. Địa chỉ: Phòng 6 tầng M, Khách sạn Pan Pacific, 1 Thanh Niên, Quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: 024-3824-5116 | 090-4500-538
• Saigontourist Travel Service Co., Ltd – Chi nhánh Hà Nội. Địa chỉ: 55B Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-3825-0923
• Song Han Trading & Tourist Co., Ltd – Chi nhánh Hà Nội. Địa chỉ: Tầng 10, Tòa nhà Hồng Hà Center, 25 Lý Thường Kiệt, Hà Nội hoặc Tầng 8, Tòa nhà PV Oil, 148 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội. Điện thoại: 024-7300-1700
• TransViet Travel Co., Ltd – Chi nhánh Hà Nội. Địa chỉ: Tòa nhà Bắc Á, 9 Đào Duy Anh, Quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 024-3936-6777
• Viet Foot Travel and Investment Services JSC. Địa chỉ: 16B ngõ 668 Lạc Long Quân, Quận Tây Hồ, Hà Nội hoặc 30A Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-3786-8333 | 024-3825-5552
• Vietnam Tourism Hanoi JSC. Địa chỉ: 30A Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-3825-5552
• Vietrantour. Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà Coalimex, 33 Tràng Thi, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-7305-6789
• Flamingo Redtours. Địa chỉ: 66A Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 024-7306-6363
• VFS Global – Hà Nội. Địa chỉ: Phòng 206, Tầng 2, Tòa nhà Ocean Park, 1 Đào Duy Anh, Quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 024-3633-0281

Phí dịch vụ khi xin visa Nhật Bản qua các công ty uỷ thác

Một điểm mà rất nhiều người quan tâm khi tìm hiểu các công ty uỷ thác visa Nhật Bản là chi phí. Trên thực tế, khi nộp hồ sơ qua công ty uỷ thác, bạn sẽ cần dự trù hai nhóm chi phí chính.

Các khoản phí bắt buộc

• Lệ phí lãnh sự: thu theo quy định của phía Nhật Bản, áp dụng chung cho mọi hình thức nộp hồ sơ.
• Phí dịch vụ của công ty uỷ thác: mức phí này do từng đơn vị quy định, nhằm chi trả cho việc tiếp nhận, kiểm tra hình thức hồ sơ và chuyển hồ sơ sang cơ quan lãnh sự.

Mức phí dịch vụ có thể khác nhau giữa các công ty, tùy vào:

• Loại visa (du lịch, công tác, thăm thân)
• Mức độ hỗ trợ hồ sơ
• Thời gian xử lý
• Các khoản phí dịch vụ tùy chọn

Ngoài phí bắt buộc, một số công ty uỷ thác có thể cung cấp thêm:

• Dịch vụ kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ
• Dịch thuật, công chứng giấy tờ
• Chuyển phát kết quả về nhà
• Tư vấn lịch trình, thư giải trình

Những dịch vụ này không bắt buộc, bạn có thể chọn hoặc không tùy nhu cầu.

Vì sao xin visa qua công ty uỷ thác thường tốn phí hơn

So với việc nộp trực tiếp (trong trường hợp được phép), xin visa qua công ty uỷ thác sẽ tốn thêm phí dịch vụ. Tuy nhiên, đổi lại:

• Quy trình rõ ràng
• Ít rủi ro sai sót hình thức
• Phù hợp với người lần đầu xin visa hoặc không có nhiều thời gian chuẩn bị

Xem thêm: Phú Sĩ Ngũ Hồ: Kinh nghiệm đi tự túc, chọn hồ đẹp nhất và lịch trình gợi ý

Quy trình nộp hồ sơ xin visa Nhật Bản qua công ty uỷ thác

Dù bạn chọn công ty nào trong danh sách uỷ thác, quy trình nhìn chung sẽ gồm các bước sau.

Chuẩn bị hồ sơ

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng loại visa dự định xin, thường bao gồm:

• Hộ chiếu
• Đơn xin visa
• Ảnh thẻ
• Giấy tờ chứng minh công việc và tài chính
• Lịch trình chuyến đi, thư mời (nếu có)

Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu giúp hạn chế bị yêu cầu bổ sung, từ đó tránh phát sinh chi phí và kéo dài thời gian.

Nộp hồ sơ và thanh toán

Sau khi nộp hồ sơ:

• Công ty uỷ thác sẽ kiểm tra hình thức hồ sơ
• Thu lệ phí lãnh sự và phí dịch vụ
• Cấp biên nhận và hẹn ngày trả kết quả

Lưu ý quan trọng: các khoản phí đã nộp thường không được hoàn lại, kể cả khi hồ sơ không được cấp visa.

Theo dõi kết quả và nhận visa

Trong thời gian chờ kết quả:

• Bạn có thể theo dõi thông tin qua email hoặc điện thoại
• Nếu được yêu cầu bổ sung giấy tờ, công ty uỷ thác sẽ thông báo để bạn hoàn thiện

Ở giai đoạn này, việc có kết nối internet ổn định giúp bạn phản hồi nhanh các yêu cầu phát sinh. Nhiều người chọn chuẩn bị eSIM sẵn cho chuyến đi để tiện theo dõi email, lưu trữ hồ sơ và sử dụng tiếp khi sang Nhật.

Lưu ý quan trọng khi chọn các công ty uỷ thác visa Nhật Bản

Không phải cứ là công ty du lịch thì đều được tiếp nhận hồ sơ visa Nhật. Khi lựa chọn, bạn nên lưu ý các điểm sau.

Luôn kiểm tra danh sách uỷ thác chính thức

Chỉ nên nộp hồ sơ tại:

• Các công ty có tên trong danh sách uỷ thác được công bố
• Trung tâm tiếp nhận hồ sơ được chỉ định
• Việc nộp qua đơn vị không nằm trong danh sách có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận.

Cẩn trọng với quảng cáo “bao đậu visa”

Không có công ty nào có quyền cam kết đậu visa. Quyết định cuối cùng luôn thuộc về phía Nhật Bản. Những lời hứa quá chắc chắn thường tiềm ẩn rủi ro.

Chuẩn bị hồ sơ càng rõ ràng, chi phí càng ít phát sinh

Hồ sơ rõ ràng, logic sẽ:

• Giảm nguy cơ bị yêu cầu bổ sung
• Giúp quá trình xét duyệt nhanh hơn
• Hạn chế phát sinh thêm phí dịch vụ

Chuẩn bị kết nối internet khi làm visa và khi sang Nhật

Trong quá trình làm visa, internet giúp bạn:

• Tra cứu danh sách các công ty uỷ thác visa Nhật Bản
• Theo dõi email thông báo từ đơn vị tiếp nhận
• Kiểm tra và chỉnh sửa hồ sơ kịp thời

Khi sang Nhật, internet lại càng quan trọng hơn cho:

• Tra Google Maps để di chuyển
• Dùng Google Translate khi giao tiếp
• Đặt nhà hàng, kiểm tra giờ tàu, xác nhận đặt phòng

So với WiFi công cộng hoặc SIM vật lý, eSIM mang lại nhiều lợi thế:

• Không cần tháo lắp SIM
• Kích hoạt nhanh
• Sử dụng ngay khi hạ cánh

Chuẩn bị eSIM từ trước giúp bạn không bị gián đoạn kết nối, đặc biệt trong những ngày đầu tại Nhật khi còn đang làm quen với môi trường mới.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết để chọn gói eSIM phù hợp với lịch trình du lịch Nhật Bản, vui lòng liên hệ Zalo 0565.373.888 để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!

Câu hỏi thường gặp về các công ty uỷ thác visa Nhật Bản

Có bắt buộc phải xin visa Nhật Bản qua công ty uỷ thác không?

Với phần lớn hồ sơ cá nhân, câu trả lời là có. Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản không tiếp nhận hồ sơ cá nhân.

Xin visa qua công ty uỷ thác có dễ đậu hơn không?

Không. Công ty uỷ thác chỉ tiếp nhận và chuyển hồ sơ, không quyết định kết quả visa.

Phí dịch vụ của các công ty uỷ thác có giống nhau không?

Không. Mỗi công ty có mức phí và gói hỗ trợ khác nhau.

Có thể chọn bất kỳ công ty uỷ thác nào trong danh sách không?

Có. Bạn có thể chọn đơn vị thuận tiện về vị trí, thời gian hoặc mức phí.

Nếu hồ sơ bị từ chối, phí đã nộp có được hoàn lại không?

Thông thường là không. Vì vậy bạn cần chuẩn bị hồ sơ thật kỹ trước khi nộp.

Có thể tự chuẩn bị hồ sơ rồi chỉ nhờ công ty uỷ thác nộp giúp không?

Có. Nhiều người tự chuẩn bị hồ sơ để giảm chi phí, sau đó chỉ nộp qua công ty uỷ thác.

Kết luận

Việc nộp hồ sơ thông qua các công ty uỷ thác visa Nhật Bản là yêu cầu bắt buộc trong nhiều trường hợp và cũng là cách giúp quy trình xin visa diễn ra trật tự, rõ ràng hơn. Nếu bạn chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và chọn đúng đơn vị uỷ thác trong danh sách chính thức, quá trình xin visa sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Bên cạnh việc làm visa, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn kết nối internet cho chuyến đi Nhật. Một eSIM du lịch Nhật Bản giúp bạn chủ động từ khâu theo dõi hồ sơ cho đến khi nhập cảnh, di chuyển và sinh hoạt tại Nhật.